לפעמים, מכל מיני סיבות, תמצאו ברשימת אנשי הקשר רשומות כפולות, שלמעשה הם איש קשר אחד. יכול להיות שאיש הקשר הוזן בטעות פעמיים, בלי לשים לב שהוא כבר קיים; יכול להיות שהוא הוזן בהזדמנויות שונות עם כתובות מייל שונות, או פרטים חלקיים בכל רשומה.
במקרים כאלה תרצו לאחד את הרשומות האלו לרשומה בודדת, שמייצגת את איש הקשר עם כל הפרטים הנכונים שלו – הרי בסופו של דבר מדובר באדם אחד, וככה מערכת ה-CRM צריכה להתייחס אליו.
מערכת “Kesher” מאפשרת לכם למזג עד 10 אנשי קשר יחד. תהליך המיזוג הוא פשוט:
1. במסך “אנשי קשר” מסמנים בעזרת תיבות הסימון מימין את הרשומות שאותן רוצים לאחד
2. בסרגל הכלים שמעל לרשומות לוחצים על אייקון המיזוג.
3.עכשיו מגיע השלב שדורש את תשומת הלב שלכם: במסך שייפתח יוצגו זה לצד זה כל הפרטים מהרשומות הנפרדות.
בחלק העליון בוחרים איזו רשומה תהווה את “איש הקשר הראשי” – כלומר זה שתחתיו יאוגדו כל הפרטים האחרים.
עכשיו בוחרים אילו פרטים יופיעו ברשומה המאוחדת (לנוחיותכם הפרטים מחולקים לקטגוריות: פרטים אישיים, פרטי עבודה, שדות מותאמים). אם בחרתם רשומות רבות, השתמשו בפס הגלילה האופקי כדי לראות את כל הפרטים.
חלק מהשדות יוכלו להכיל רק ערך אחד (למשל שם פרטי ושם משפחה) – והם מסומנים בתיבת סימון עגולה, כך שבחירת ערך אחד מבטלת את בחירת האחרים.
שדות אחרים יכולים להכיל ערכים מרובים (למשל כתובת מייל) – והם מסומנים בתיבת סימון מרובעת, כך שאפשר לסמן או לבטל את הסימון בכל אחד מהערכים בנפרד.
בודקים היטב את הבחירות, ולוחצים “אישור ושמירה” כדי לבצע את השינויים. מעכשיו כל הפרטים שבחרתם יופיעו כשייכים לאיש קשר בודד, וכל שאר הרשומות יוסרו.
שימו לב שכל המידע והפעולות שנשמרו באנשי הקשר הנפרדים – תגיות, שיחות, משימות, הערות וכד’ יאוחדו וכל המידע יופיע יחד תחת איש הקשר המאוחד.